Política de tratamiento de datos personales

En concordancia con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la Cooperativa Especializada de Ahorro y Crédito de La Orinoquia "COORINOQUIA", con NIT 892.000.914-3, con domicilio en la Carrera 33A No. 39-38 de Villavicencio, teléfonos 6621240, 6628885 y correo electrónico protecciondatos@coorinoquia.coop, adopta las siguientes políticas para el tratamiento de información y protección de datos personales obtenidos de los titulares de la información:

I. Principios aplicables al tratamiento y protección de datos personales

La protección de datos personales en COORINOQUIA estará sometida a la normatividad respectiva, con base en la cual se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y cuyos principios son los siguientes:

• Consentimiento informado o principio de libertad. El tratamiento de datos personales al interior de COORINOQUIA se hará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular.
• Legalidad. El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por lo cual los procesos en COORINOQUIA se sujetarán a lo dispuesto en dicha normatividad.
• Finalidad del dato. El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual será informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que este exprese su consentimiento informado. En la recolección de los datos personales se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad.
• Calidad o veracidad del dato. Los datos de carácter personal recolectados por COORINOQUIA deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados.
• Transparencia. En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
• Acceso y circulación restringida. Los datos personales que recolecte o trate COORINOQUIA serán usados solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular; por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a COORINOQUIA que sea necesario y que tenga la misma finalidad. El titular, con su autorización, facultará a COORINOQUIA para la transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del tratamiento. Los datos personales bajo custodia de COORINOQUIA no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro y tenga por objeto brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Se exceptúan los eventos en los cuales, por expresa disposición legal, deba existir revelación de esos datos o exista autorización previa del titular.
• Temporalidad del dato. Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el dato personal, COORINOQUIA deberá cesar en su uso y adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación, teniendo en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros y correspondencia. No obstante, los datos podrán permanecer en las bases de datos cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, o cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.
• Seguridad del dato. COORINOQUIA adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas necesarias para garantizar la integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad. COORINOQUIA y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato.
• Deber de información. COORINOQUIA informará a los titulares el régimen de protección de datos adoptado, la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento, la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data, procediendo al registro que exige la ley.
• Protección especial de datos sensibles. COORINOQUIA no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual y/u origen étnico. Los datos de salud se solicitarán con autorización expresa del titular con el fin de dar cumplimiento a la declaración de preexistencias para el seguro de vida y/o de deudores que ofrece gratuitamente COORINOQUIA mediante la Aseguradora Solidaria de Colombia. Ninguna actividad de COORINOQUIA estará condicionada a que el titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular o la situación específica así lo requiera.

II. Derechos de los titulares de los datos

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos de COORINOQUIA tienen los siguientes derechos, en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley:

2.1 Derecho de acceso

Comprende la facultad del titular de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, del tratamiento aplicado, de su finalidad, de la ubicación de las bases de datos que los contienen y de las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos. El acceso se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas. Para consultas de mayor periodicidad, la entidad podrá cobrar los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

2.2 Derecho de actualización

Facultad del titular de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

2.3 Derecho de rectificación

Facultad del titular de solicitar la modificación de los datos que resulten inexactos, incompletos o inexistentes.

2.4 Derecho de cancelación

Facultad del titular de cancelar o suprimir sus datos personales cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo las excepciones de ley o cuando se mantengan en razón de una relación contractual o comercial.

2.5 Derecho a la revocatoria del consentimiento

El titular puede revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a COORINOQUIA para un tratamiento con determinada finalidad, salvo las excepciones de ley y/o cuando sea necesario en un marco contractual específico.

2.6 Derecho de oposición

Facultad del titular de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo cuando no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. COORINOQUIA hará un juicio de proporcionalidad o ponderación para determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular.

2.7 Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones

El titular tiene derecho a presentar ante COORINOQUIA consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan, y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad competente.

2.8 Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos

El titular tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales. Excepcionalmente, no será requerida: cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales o por orden judicial; cuando se trate de datos de naturaleza pública; en casos de urgencia médica o sanitaria; cuando sea tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

2.9 Ejercicio de derechos

El titular podrá consultar la información que repose en la base de datos de COORINOQUIA mediante solicitud escrita a la Carrera 33A No. 39-38, centro, Villavicencio, Meta, o a través del correo electrónico ccoorinoquia@hotmail.com. La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles a partir de su recibo.

2.10 Medios para el ejercicio de sus derechos

COORINOQUIA designa a la Coordinadora de Riesgos como Oficial de Protección de Datos Personales, quien dará trámite a las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Estas solicitudes serán atendidas en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo.

III. Políticas generales

El objetivo general de COORINOQUIA para la protección de datos personales es asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus asociados, exasociados, proveedores, asesores, empleados, exempleados y terceros en general, garantizando la disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales y comerciales.

3.1 Mecanismos de seguridad

COORINOQUIA se compromete a cumplir la normatividad vigente, buscando mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares, y desarrollará medidas de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información, contenidas en el plan de contingencia de los recursos informáticos y en las políticas de administración y seguridad de la información.

3.2 Transferencia de datos

En la autorización de tratamiento de datos se indicará que estos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos de la Ley 1581 de 2012, o a las entidades con las cuales tiene vínculo la cooperativa para el desarrollo de sus servicios y beneficios. Los encargados deberán acogerse íntegramente a la presente política.

IV. Políticas específicas para el tratamiento de datos personales

4.1 Datos relacionados con la gestión del recurso humano

Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales antes, durante y después de la relación laboral. Antes de la relación, COORINOQUIA informará a los interesados en un proceso de selección las reglas aplicables al tratamiento de sus datos, cuyo uso se limita a dicho proceso. Durante la relación, los datos se almacenarán en una carpeta identificada a nombre de cada empleado, accedida solo por el área administrativa y contable para administrar la relación contractual; su uso para fines diferentes solo procederá por orden de autoridad competente. Los datos sensibles requerirán autorización expresa del titular. Después de la relación, COORINOQUIA mantendrá la información conforme a las exigencias legales y como información histórica.

4.2 Datos para la prestación de los servicios financieros

COORINOQUIA solicitará a los asociados principalmente datos personales, familiares, de ubicación, laborales, información financiera, referencias y origen de recursos, cuyo tratamiento estará destinado a: el conocimiento adecuado de los usuarios; la consulta de listas públicas y privadas, nacionales y extranjeras, para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT); la consulta y reporte a centrales de riesgo; el estudio de nuevos productos; el análisis del riesgo crediticio; la gestión de recuperación de cartera; fines estadísticos internos; cubrir al núcleo familiar del asociado con un plan funerario a través de Los Olivos; invitaciones a eventos de capacitación, formación e información; registros contables, tributarios y reportes a entidades de vigilancia y control; la evaluación de proveedores; y la integración entre cooperativas.

Datos sensibles. COORINOQUIA solicitará datos sensibles para la constitución de pólizas de vida y de protección de cartera a través de Aseguradora Solidaria de Colombia, y podrá solicitar datos biométricos como firma, foto y huella como mecanismo de seguridad en las transacciones. Esta información no es obligatoria y solo se tratará con autorización expresa del titular.

Datos de niños, niñas y adolescentes. Se solicitarán con autorización expresa de su tutor legal para la prestación de los servicios y el acceso a los valores agregados, asegurando el respeto de sus derechos prevalentes.

4.3 Datos de proveedores

COORINOQUIA solicitará a sus proveedores los datos necesarios, pertinentes y no excesivos para la selección, evaluación y ejecución del contrato. Cuando entregue datos personales a sus proveedores, estos deberán protegerlos conforme a las normas vigentes.

4.4 Vigencia de la información

Los datos personales se conservarán por el tiempo que dure la relación entre la cooperativa y el titular, y por el tiempo necesario para el cumplimiento de los deberes legales o contractuales.

V. Video vigilancia, filmaciones y comunicaciones

5.1 Circuito de video vigilancia

COORINOQUIA tendrá un circuito de video vigilancia con el fin de reducir incidentes de inseguridad. Las imágenes no serán tratadas externamente sin autorización del titular, salvo solicitudes de autoridades judiciales y de policía. Quienes estén legítimamente interesados podrán solicitar la consulta de las grabaciones por escrito ante la Subgerencia, radicando el formato "Solicitud y constancia de consulta grabaciones sistema de video vigilancia", indicando nombre e identificación, dirección y correo de notificación, motivo de la solicitud, fecha y hora aproximada, y lugar de los hechos.

5.2 Filmaciones y comunicaciones

COORINOQUIA podrá registrar imágenes fijas o en movimiento como evidencia de la prestación de sus servicios y de sus eventos de capacitación, formación, información y recreación, con autorización expresa de los titulares. Esta información no se compartirá con terceros para fines comerciales, y la entidad revisará cuidadosamente lo que se publique para no atentar contra la dignidad, intimidad o buen nombre de las personas. La cesión de derechos de imagen se efectúa de forma gratuita.

5.3 Recomendaciones de seguridad

COORINOQUIA publicará recomendaciones de seguridad en su cartelera como medida de previsión y autocuidado para empleados, asociados y usuarios.

VI. Modificaciones

COORINOQUIA podrá modificar en cualquier momento las políticas de tratamiento de la información, y sus cambios serán comunicados a través de la cartelera y la página web de la cooperativa. Estas políticas fueron modificadas el 21 de diciembre de 2020, según Acta No. 395, con la inclusión del nombramiento del oficial de protección de datos.