POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

En concordancia con la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la Cooperativa Especializada de Ahorro y Crédito de La Orinoquia “COORINOQUIA” con NIT No. 892.000.914-3, con domicilio en la carrera 33ª No. 39-38 de Villavicencio, teléfonos 6621240, 6628885 y correo electrónico ccoorinoquia@hotmail.com, adopta las siguientes políticas para el tratamiento de información y protección de datos personales obtenidos de los titulares de la información:

I. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La protección de datos personales en COORINOQUIA estará sometida a la normatividad respectiva, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y cuyos principios son los siguientes:

  * Consentimiento informado o principio de Libertad.
El Tratamiento de datos personales al interior de COORINOQUIA, se hará con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular.

  * Legalidad.
El Tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada por la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por lo cual los procesos en COORINOQUIA se sujetarán a lo dispuesto en dicha normatividad.

  * Finalidad del Dato.
El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual será informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.

En la recolección de los datos personales por parte de COORINOQUIA se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad.

  * Calidad o veracidad del dato.
Los datos de carácter personal recolectados por COORINOQUIA deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados.

  * Transparencia.
En el Tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

  * Acceso y Circulación Restringida.
Los datos personales que recolecte o trate COORINOQUIA serán usados por la cooperativa solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del Dato Personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a COORINOQUIA que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando la cooperativa a dichos datos personales.

El Titular con su autorización, facultará a COORINOQUIA de la misma manera, a la transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del Tratamiento. Los datos personales bajo custodia de COORINOQUIA no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.

  * Temporalidad del dato.
Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el dato personal, COORINOQUIA deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante. No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las bases de datos del COORINOQUIA cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.

  * Seguridad del Dato.
COORINOQUIA, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales y evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  * Confidencialidad.
COORINOQUIA y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. COORINOQUIA implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

  * Deber de Información.
COORINOQUIA informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

  * Protección especial de datos sensibles.
COORINOQUIA no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual y/u origen étnico. Los datos de salud, se solicitarán con autorización expresa del titular con el fin de dar cumplimiento a la declaración de preexistencias para el seguro de vida y/o de deudores que ofrece gratuitamente COORINOQUIA mediante la Aseguradora Solidaria de Colombia.

Ninguna actividad de COORINOQUIA, estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.


II. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

2. Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos de COORINOQUIA, tienen los derechos relacionados a continuación en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la Ley.

2.1. Derecho de Acceso

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.

El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

2.2. Derecho de Actualización

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

2.3. Derecho de Rectificación

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

2.4. Derecho de Cancelación

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial.

2.5. Derecho a la Revocatoria del Consentimiento

El Titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a COORINOQUIA para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

2.6. Derecho de Oposición

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. COORINOQUIA, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.

2.7. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante COORINOQUIA consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. COORINOQUIA dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

2.8. Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en COORINOQUIA.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

* Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
* Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
* En casos de emergencia médica o sanitaria.
* Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
* Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

2.9. Ejercicio de derechos

El titular del dato personal, podrá ejercer sus derechos de acuerdo con las disposiciones legales que regulan el ejercicio de los mismos y para el efecto, podrá consultar la información que repose en la base de datos de COORINOQUIA mediante solicitud escrita a la siguiente dirección Carrera 33A No. 39-38 centro, Villavicencio, META, o a través del correo electrónico ccoorinoquia@hotmail.com. La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la misma.

2.10. Medios para el ejercicio de sus derechos

COORINOQUIA designa a la Coordinadora de Riesgos como Oficial de Protección de Datos Personales, quien dará trámite a las solicitudes de los titulares de información, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Estas solicitudes serán atendidas en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de recibo de la misma.


III. POLÍTICAS GENERALES

3. Protección de datos:

El objetivo general de COORINOQUIA para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos, es asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus asociados, ex asociados, proveedores, asesores, empleados, ex empleados y terceros en general, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.

3.1. Mecanismos de seguridad:

Para tal efecto, COORINOQUIA se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información, las cuales se encuentran contenidas en los siguientes documentos: plan de contingencia de los recursos informáticos y políticas de administración y seguridad de la información y los recursos informáticos.

3.2. Transferencia de datos: En la autorización de tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las entidades con las cuales tiene vínculo la cooperativa para el desarrollo de sus servicios y beneficios. En todo caso, los encargados de la administración de bases de datos de COORINOQUIA, deberán acogerse íntegramente a la presente política de protección de datos y a las normas correspondientes.


IV. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

4. Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de COORINOQUIA, en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

4.1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano.

Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.

4.1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual.

COORINOQUIA informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de COORINOQUIA y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

4.1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual.

COORINOQUIA almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el área administrativa y contable con la finalidad de administrar la relación contractual entre COORINOQUIA y el empleado.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a COORINOQUIA evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

4.1.2.1. Datos personales sensibles.

Para efectos del tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

De igual forma, se implementarán los formatos, procesos y herramientas necesarias para llevar a cabo el registro de los mismos, garantizando en todo momento la reserva de dicha información.

4.1.3. Tratamiento de datos después de la relación contractual.

COORINOQUIA mantendrá la información de datos personales de sus ex trabajadores de conformidad con las exigencias legales y como información histórica de la entidad.

4.2. Datos personales para la prestación de los servicios financieros:

4.2.1. COORINOQUIA solicitará de los asociados principalmente, datos personales, familiares, de ubicación, laborales, información financiera, referencias y origen de recursos, cuyo tratamiento estará destinado a:

a. El conocimiento adecuado de los usuarios y/o beneficiarios de nuestros servicios.
b. Consultar información de listas públicas y privadas nacionales y extranjeras, como mecanismo de prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo LA/FT.
c. Consultar y suministrar información suficiente y adecuada a las centrales de riesgo que permita conocer la moralidad comercial, financiera, crediticia y de servicios de los titulares de los datos.
d. El estudio y análisis de nuevos productos para atender las necesidades de los asociados.
e. Analizar el riesgo crediticio de los deudores de la cooperativa.
f. Realizar una adecuada gestión de recuperación de cartera.
g. Procesar información para fines estadísticos al interior de COORINOQUIA.
h. Cubrir al núcleo familiar del asociado con un plan funerario a través de LOS OLIVOS, organismo a quien se transfiere la información respectiva.
i. Invitar a eventos de capacitación, formación e información de la cooperativa.
j. Para registros contables, tributarios y reportes a las entidades de vigilancia y control.
k. Conocer información de los proveedores para determinar las mejores opciones para la cooperativa dentro de un buen gobierno corporativo.
l. La integración entre cooperativas.

4.2.2. Datos sensibles: COORINOQUIA solicitará información de datos sensibles de sus asociados en los siguientes casos:

a. Para la constitución de pólizas de vida y de protección de cartera a través de Aseguradora Solidaria de Colombia, entidad que solicita datos relacionados con la salud de los titulares para los efectos correspondientes. Estas pólizas hacen parte de los valores agregados que la cooperativa otorga a sus asociados.
b. Como mecanismo de seguridad en la realización de las transacciones de los titulares con la cooperativa COORINOQUIA podrá solicitar datos biométricos como firma, foto y huella de los titulares.

La información sensible solicitada no es de carácter obligatorio, por lo tanto, solo se le dará tratamiento con autorización expresa del titular.

4.2.3. Datos personales de los Niños, Niñas y Adolescentes.

COORINOQUIA solicitará datos personales de los niños, niñas y adolescentes autorizados expresamente por su tutor legal, para la prestación de los servicios y el acceso a los valores agregados otorgados por la cooperativa. En el tratamiento de sus datos se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, de conformidad con la ley.

4.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores.

COORINOQUIA solicitará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

Cuando COORINOQUIA entregue datos personales de cualquier titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. COORINOQUIA verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

4.4. Vigencia de la información:

Los datos personales recolectados se conservarán por el tiempo que dure la relación existente entre la cooperativa y el titular de los datos y por el tiempo necesario para el cumplimiento de los deberes legales o contractuales que el titular y/o COORINOQUIA deban observar.


V. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

5.1. Circuito de video vigilancia

COORINOQUIA tendrá un circuito de video vigilancia, cuya finalidad es garantizar la reducción de incidentes de inseguridad en contra de empleados, asociados, proveedores, asesores y terceros en general que visiten las instalaciones de la cooperativa.

5.1.1. La información de datos personales (imágenes) de los usuarios de COORINOQUIA, no serán tratadas externamente sin autorización del titular, con excepción de las solicitudes efectuadas por autoridades judiciales y de policía. En todo caso, se solicitará a dichos organismos, que los datos personales (imágenes) allí contenidos sean tratados de conformidad con las normas, respetando la intimidad de quienes no se encuentren implicados en los hechos por los cuales solicitan la información.

5.1.2. Protocolo para la solicitud y consulta de las grabaciones de las cámaras del sistema de video vigilancia.

5.1.2.1. Cliente usuario, beneficiario o destinatario del servicio

Se consideran legítimamente interesados en la consulta de las grabaciones, los entes y organismos de control interno y externo, las autoridades judiciales y de policía y, los usuarios o visitantes que hayan sufrido algún daño o pérdida dentro de las instalaciones de la cooperativa.

5.1.2.2. ¿Cómo solicitar la consulta?

Si usted cumple con lo establecido en el presente protocolo, puede solicitar la consulta de las grabaciones del sistema de video vigilancia, para lo cual debe dirigirse por escrito ante la Subgerencia de COORINOQUIA, radicando el formato “Solicitud y constancia de consulta grabaciones sistema de video vigilancia” en la oficina de la cooperativa.

La solicitud de consulta debe contener como mínimo:

a. Nombre e identificación del solicitante
b. Dirección de notificación, indicando un correo electrónico como medio de comunicación.
c. Descripción del motivo de la solicitud de consulta, indicación el interés particular que le asiste para conocer el contenido del video.
d. Año, mes, día y hora en la que supone que ocurrieron los hechos cuya grabación es de su interés consultar.
e. Lugar o área en la que se presume que ocurrieron los hechos que requiere consultar.

5.2. Filmaciones y comunicaciones

COORINOQUIA podrá realizar un registro de imágenes en movimiento o fijas mediante una cámara con el fin de tener evidencia histórica de la prestación de los servicios y/o realización de eventos de capacitación, formación e información, así como eventos recreativos para los asociados bien sea adultos y niños. Para este efecto, la cooperativa solicitará de manera expresa la autorización de los titulares de datos personales.

Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de la cooperativa a sus organismos administrativos, entes de control y los mismos titulares. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que no se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación contractual con COORINOQUIA y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

5.3. Recomendaciones de seguridad

COORINOQUIA publicará recomendaciones de seguridad en la cartelera de la cooperativa, como una medida de previsión y autocuidado para los empleados, asociados y usuarios en general de la entidad, tales como:

* Recuerde que la seguridad es asunto de todos. * Cuide sus objetos personales. * Efectúe sus transacciones financieras directamente en caja. * Custodie bien los documentos y elementos que tiene a cargo. * No guarde elementos de valor, títulos valores ni medios transaccionales en su puesto de trabajo. * Tenga en cuenta que no existe una cámara de seguridad para monitorear cada puesto de trabajo, pues el objetivo del sistema de video vigilancia es ser elemento de persuasión y disuasión, así como contribuir al control de zonas estratégicas de la infraestructura física de la entidad.


VI. MODIFICACIÓN DE POLÍTICAS

COORINOQUIA podrá modificar en cualquier momento las políticas de tratamiento de la información de los titulares y sus cambios serán comunicados a través de cartelera y la página web de la cooperativa: coorinoquia.coop.

Estas políticas de tratamiento de la información fueron modificadas el 21 de diciembre de 2020, según acta No.395. (Se incluye nombramiento de oficial de protección de datos).